Apa itu Seminar, Fungsi dan Unsur-unsurnya

Seminar sudah menjadi kegiatan yang biasa dilakukan di dunia kerja maupun pendidikan. Kegiatan ini membuka kesempatan bagi para pesertanya untuk menambah wawasan langsung dari ahlinya. Pertemuan ini membahas suatu permasalahan atau topik di bawah pimpinan seorang guru besar, pakar dan lainnya.

Ada banyak fungsi dari seminar seperti menjadi sarana mengasah kompetensi peserta, syarat memperoleh sertifikat atau kualifikasi, menambah relasi hingga meningkatkan rasa percaya diri. Kegiatan seminar juga terdiri dari beberapa unsur yang wajib ada untuk memastikan bahwa acara berjalan lancar seperti di bawah ini.

Unsur-unsur Seminar yang Penting

1. Pembawa Acara

Pembawa acara atau biasa dipanggil pewara bertugas sebagai pemandu acara dengan membawakan informasi atau narasi acara dari awal hingga akhir. Di seminar, pewara dibutuhkan memiliki kemampuan berbicara di depan umum yang bagus, memperlihatkan sikap luwes serta menguasai situasi.

Pembawa acara juga berperan penting untuk menghidupkan suasana panggung agar tidak membosankan dengan menciptakan energi positif. Dengan begitu, audiens menjadi lebih antusias dan senang mengikuti acara sampai berakhir. Ia juga turut menjelaskan rangkaian acara seminar yang akan diselenggarakan kepada audiens.

2. Moderator

Unsur yang tidak kalah penting yakni moderator yang memastikan bahwa materi telah disampaikan tepat waktu serta diskusi berjalan dua arah tanpa hambatan. Selain itu, moderator juga membuka acara seminarnya dengan memastikan bahwa peserta dan pembicara siap mengikuti seminar.

Selanjutnya, moderator memperkenalkan pembicara kepada audiens mulai dari nama, bidang keahlian, hingga topik yang akan dibawa. Moderator juga turut menyampaikan topik secara garis besar. Sebelum masuk ke acara inti, beri waktu ke pembicara selama 15 menit untuk menyampaikan materi. Tidak sampai situ, ketenangan seminar perlu diperhatikan.

3. Narasumber

Narasumber atau pengisi acara ialah seseorang yang berperan penting untuk memberikan informasi karena mempunyai keahlian khusus sesuai tema yang dibahas. Sebagai seorang narasumber, ia wajib responsive, paham dengan informasi secara mendalam, jujur, objektif, responsive, interaktif, komunikatif, sopan dan santun dalam bertutur kata.

Adapun narasumber terbagi menjadi 5 jenis seperti ilmuwan yang bertugas mencari kebenaran mengenai sesuatu yang belum ditemukan. Dalam hal ini, ilmuwan bertugas untuk menyampaikan kebenaran baru dengan saksama dan jelas. Humas juga bisa menjadi narasumber untuk meningkatkan minat masyarakat akan sesuatu.

Narasumber berikutnya yakni mahasiswa yang tengah duduk di bangku perguruan tinggi. Ia dituntut untuk menyampaikan informasi sesuai fakta dan disiplin ilmu yang telah dipelajari secara mendalam. Mahasiswa juga dapat berbagi cerita mengenai pengalamannya mengenai tips belajar atau berhasil lolos ke pendidikan tinggi. 

4. Audiens

Seminar tidak dapat berlangsung tanpa adanya audiens atau penonton. Meski peranannya terbatas, setiap peserta memiliki hak untuk mendengar jalannya acara seminar dan berpartisipasi dari awal hingga akhir dengan baik. Audiens juga dapat memberikan tanggapan atau pertanyaan yang berhubungan dengan topik pembicara.

5. Notulen

Unsur notulen dalam seminar bertugas sebagai membuat catatan ringkas mengenai jalannya seminar. Biasanya, notulen berdekatan dengan moderator saat acara berlangsung karena moderator juga membutuhkan catatan penting mengenai rangkaian kegiatan. Dengan begitu, tidak akan terjadi kesalahpahaman.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh notulen seperti menentukan formula notula sesuai kondisi serta keperluan rapat mulai dari judul, tempat, hingga tanggal waktu. Notulen harus mencatat seluruh proses rapat tanpa menambah atau mengurangi materi. Kemudian, mencatat simpulan dengan cermat dan rapi dengan penulisan kalimat yang baik.

Baca Juga : Apa Itu Goodie Bag dan Fungsinya untuk Acara Perusahaan

6. Operator

Suatu seminar juga membutuhkan operator yang memahami alat untuk dioperasikan dan meningkatkan faktor keselamatan, efisiensi serta menambah produktifitas. Seorang operator bertugas mengoperasikan alat seperti proyektor, penataan lampu dan sound system agar seminar dapat berlangsung dengan baik dan lancar.

Maka dari itu, operator memiliki beberapa tugas yang perlu dilakukan seperti memeriksa semua alat yang dinyalakan, melaporkan kerusakan alat, mengoperasikan alat dengan aman dan produktif sehingga tidak cepat rusak, meletakkan peralatan dengan aman, memastikan penggunaan alat sesuai jadwal dan lainnya.

7. Bahan Presentasi

Selain unsur manusia, ada juga unsur materi seperti bahan presentasi agar pesan dapat tersampaikan dengan baik dan pas dengan waktu yang tersedia. Bahan presentasi perlu disiapkan sebelum acara seminar berlangsung dengan merangkai judul, susunan poin, dan penjelasan yang biasanya disertai dengan gambar.

Baca Juga  : Rekomendasi Souvenir Unik untuk Event atau Pameran

8. Fasilitas

Agar seminar terasa nyaman dan kondusif, fasilitas dibutuhkan seperti meja, kursi, perlengkapan audio, proyektor, alat tulis dan sejenisnya. Biasanya, penyelenggara telah menyediakan seminar kit untuk menunjang kegiatan seminar yang berisikan alat tulis. Sehingga, peserta dapat mencatat setiap penjelasan yang diberikan narasumber atau pembawa seminar. 

Adapun desain alat tulisnya dilengkapi dengan logo perusahaan, lembaga atau instansi. Sehingga, secara tidak langsung berfungsi sebagai media promosi kepada khalayak luas. Alat tulis juga tidak lengkap tanpa notes agar peserta dapat mencatat poin penting untuk mengingat kembali setelah seminar berakhir.

Acara seminar juga menyediakan kursi yang berjajar rapi dengan gaya auditorium seperti teater. Dalam hal ini, terdapat panggung sebagai area sentral untuk pembicara dengan kursi susun yang berbaris lurus atau setengah lingkaran menghadap panggung. Kursi yang digunakan biasanya berupa single dengan bantalan pada bagian punggung dan dudukan agar audiens nyaman.

Itulah penjelasan mengenai apa saja unsur-unsur seminar yang wajib diketahui sebelum menggelar. Dapat disimpulkan bahwa seminar membutuhkan banyak hal yang perlu disiapkan dengan matang. Setiap unsurnya pun memiliki tugas dan fungsi yang berbeda agar acara seminar berjalan dengan baik dan lancar sehingga audiens pun puas dengan penampilan acara.

9. Seminar Kit

Seminar kit dapat juga dijadikan media promosi dengan memberikan logo brand perusahaan pada produk yang ada di seminar kit. | Kredit: Studiokado

Sebelum acara seminar berlangsung, biasanya panitia akan memberikan seminar kit bagi peserta seminar. Seminar kit ini dapat digunakan selama seminar berlangsung, dan biasanya di dalam seminar kit juga tersedia souvenir atau merchandise tambahan yang dapat dibawa pulang dan bisa dijadikan oleh-oleh. 

Biasanya, seminar kit ini berupa goodie bag yang berisi alat tulis, notebook, lanyard dan souvenir tambahan seperti botol minum tumbler atau souvenir menarik lainnya.

Studiokado telah berpengalaman sebagai penyedia souvenir perusahaan dan merchandise kantor untuk berbagai keperluan, mulai dari event perusahaan, seminar, hingga keperluan souvenir untuk klien atau mitra perusahaan. Dengan beragam pilihan souvenir yang berkualitas, pengemasan yang eksklusif, serta pemesanan yang mudah, menjadikan Studiokado bisa menjadi pilihan tepat bagi Anda yang sedang mencari vendor untuk keperluan souvenir. 

Baca Juga : Rekomendasi Isi Seminar Kit yang Menarik dan Kekinian