Dalam dunia usaha, kuliah, pekerjaan, atau profesional, penyusunan acara harus dirapikan dan dirancang dengan baik. Apalagi untuk acara atau event besar, pembuatan divisi pun dilakukan untuk perencanaan yang maksimal. Salah satu yang paling penting adalah divisi, unit atau seksi acara. Tapi apa itu divisi acara?
Divisi satu ini termasuk salah satu yang paling penting karena peran utamanya dalam perencanaan, pengaturan, dan pelaksanaan sebuah acara. Bahkan, beberapa peran dan tugas dasar yang dibagikan ke seksi lain pun kerap dibantu oleh divisi ini. Bisa dikatakan unit satu ini adalah awal dan otak dari semua atau divisi lainnya. Seperti apa jelasnya? Cek ulasan berikut.
Macam-macam Divisi
Apakah semua acara pasti memiliki divisi yang sama? Ternyata penetapan divisi atau seksi pengurus bisa disesuaikan dengan acara itu sendiri. Dalam hal ini, divisi atau seksi acara adalah salah satu yang bersifat wajib. Namun selain itu, ada juga divisi lain yang membantu mengerjakan tugas yang lebih spesifik.
Sebagai contoh termudah adalah penyusunan panitia acara seminar kampus. Susunan divisi yang dibutuhkan umumnya mencakup seksi acara, humas atau publikasi, perlengkapan, konsumsi, sponsorship, keamanan, dokumentasi, ketua panitia, sekretaris, dan bendahara. Tugas setiap divisi berbeda dan saling melengkapi untuk kelancaran acara.
Definisi Divisi acara
Kembali ke pertanyaan, apa itu divisi acara? Seperti namanya, divisi ini dianggap yang paling sibuk karena tugasnya yang banyak dan luas. Intinya adalah sebuah unit atau kelompok kerja yang berurusan dengan rangkaian acara dari 0 sampai selesai atau mulai dari persiapan sampai pelaksanaan.
Divisi ini juga bisa disebut sebagai otak dari acara tersebut. Karena itulah, seksi acara pasti akan bekerja sama dengan berbagai divisi lainnya dalam organisasi. Kenapa? Karena divisi utama ini juga bertugas untuk memastikan setiap unit lainnya bekerja sesuai rencana yang mendetail. Termasuk dalam hal anggaran dan pemasaran agar semuanya lancar.
Peran atau tugas divisi acara
1. Merencanakan Acara
Perencanaan dasar adalah tugas atau peran utama dari divisi ini. Pada dasarnya, apa itu divisi acara? Sebut saja seksi paling sibuk. Dari awal tugasnya membuat rencana, termasuk dengan perumusan tujuan, tema, lokasi, tanggal agenda, sampai aspek paling mendasar seperti tamu yang diharapkan serta detail kecil termasuk rencana cadangan.
2. Mengorganisasi divisi lain dan Koordinator pihak lain
Namanya juga sebagai otak sebuah acara, maka peran divisi acara akan sangat dibutuhkan sebagai koordinator dan pengorganisasian. Baik itu organisasi divisi lainnya sampai pihak terkait dengan usaha tersebut. Contohnya, bekerja sama dengan divisi perlengkapan agar keamanan dan kebutuhan acara terpenuhi.
Bisa juga melakukan perumusan rencana bersama dengan divisi sponsorship, konsumsi, atau humas. Dengan demikian, mereka kerap ikut turun tangan dalam koordinasi dengan sponsor, vendor, peserta acara, dan lain lain. Tujuannya untuk memastikan setiap pihak mendapat informasi yang tepat termasuk tentang peran dan tanggung jawab mereka.
3. Mengatur logistik
Apakah seksi acara juga mengurus keuangan? Meski tidak secara gamblang, tapi ada kaitan dengan manajemen anggaran. Tugas apa itu divisi acara di bidang keuangan biasanya berkaitan dengan memastikan anggaran sesuai dan terkendali sesuai rencana. Mereka juga bertanggung jawab dalam pengaturan logistik, seperti kontrak vendor, transportasi, sampai teknis.
4. Membantu Promosi Dan Pemasaran
Tidak hanya divisi humas atau publikasi yang harus menanggung tugas ini. Divisi acara juga ikutan turun untuk mengelola atau memonitor aktivitas promosi dan pemasaran. Bidang ini sangat penting karena promosi mencakup banyak elemen. Seperti desain, anggaran, gaya, dan lokasi pemasaran agar bisa menarik minat tamu atau peserta.
5. Memonitor Pelaksanaan Acara
Tidak hanya di tahap perencanaan, seksi sibuk ini juga harus andil di hari H atau saat pelaksanaan acara. Tugasnya adalah memastikan semuanya berjalan lancar, sesuai agenda, aman, dan terkendali. Salah satu tugas bisa berkaitan dengan registrasi, pengaturan alur, hingga penanganan masalah.
6. Melakukan Evaluasi Acara
apa itu divisi acara? Tidak salah jika unit ini tidak pernah diam, karena di akhir acara pun masih ada tugas atau perannya. Yakni melakukan evaluasi dan pembelajaran keberhasilan acara tersebut. Disini, seluruh tim akan berkumpul membahas apa yang perlu diperbaiki sehingga acar selanjutnya lebih baik.
Contoh Job Desk Divisi Acara
Sebagai contoh adalah acara seminar internasional. Divisi acara punya tugas mulai dari rencana acara, organisasi, sampai seluruh aspek acara. Mereka harus mencari tempat, waktu, dan perizinan. Kemudian memastikan kebutuhan bahkan merencanakan tentang tema beserta dengan tamu, pembicara, bahkan jumlah pengunjung yang diharapkan.
Dari semua perencanaan tersebut, maka akan ada kaitan dengan sponsor dan vendor. Karena itulah mereka juga harus bisa bernegosiasi atau punya relasi. Sebagai contoh vendor minuman untuk sponsor seminar. Kemudian perlu juga memutuskan tentang pemasaran dan dana mulai dari awal sampai pelaksanaan selesai.
Jadi, apakah divisi ini penting? Seperti jawaban dari apa itu divisi acara, unit ini adalah salah satu yang paling utama dan terpenting. Tugasnya banyak dan juga mendasar sebagai fondasi pelaksanaan acara itu sendiri. Jadi tidak bisa sembarangan dalam pemilihan dan pelaksanaannya. Tertarik untuk coba? Pastikan kamu siap dengan tugas dan tanggung jawabnya.
Buat acara Anda semakin berkesan dengan souvenir dan merchandise dari Studiokado! Pilih dari berbagai pilihan unik dan menarik untuk mendukung promosi acara Anda dan meninggalkan kesan mendalam pada setiap tamu.
Cek katalog merchandise Studiokado untuk berbagai acara melalui website Studiokado, ya!
Baca Juga :
EXPAT. ROASTERS - ROASTERS COFFEE DRIP BAG MIX
A Single-Origin Coffee with a Story to Tell
EXPAT. ROASTERS - COFFEE DRIP BAG BALI KINTAMANI
A Single-Origin Coffee with a Story to Tell
