Rundown merupakan hal yang penting saat kamu hendak melangsungkan sebuah acara. Dengan adanya rundown, maka kamu tidak perlu bingung lagi bagaimana menyusun urutan acara yang tepat. Ketika susunan acara sudah diatur sedemikian rupa, tentu kegiatan pun dapat berlangsung dengan lancar dan sesuai dengan tujuan.
Oleh karena itu, bisa dibilang bahwa rundown yang disusun secara matang akan menjadi kunci untuk memastikan acara kamu sukses. Dimana kamu bisa meminimalisir kesalahan selama acara berlangsung, mengatur waktu dengan efektif, serta memastikan semua pihak terlibat dengan acara. Sedang bingung cara membuat rundown acara? Yuk simak ulasannya berikut.
Apa Itu Rundown Acara?
Agar dapat membuat rundown yang baik, maka kamu perlu memahami terlebih dahulu apa sih yang dimaksud dengan rundown acara tersebut. Secara garis besar, rundown acara ini diartikan sebagai daftar terperinci berisikan urutan kegiatan, waktu pelaksanaan, dan berbagai detail lainnya terkait acara tersebut.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), rundown merupakan naskah atau daftar urutan acara yang akan dilaksanakan. Fungsinya ada banyak, seperti berperan sebagai pedoman pelaksanaan acara, pengendalian waktu, hingga mengantisipasi potensi masalah yang mungkin terjadi.
Selain itu, adanya rundown dapat membuat koordinasi tim menjadi lebih baik. Sebab setiap tim dapat melihat tugas serta tanggung jawab masing-masing, sehingga mereka pun mampu bekerja sama secara efektif. Nantinya rundown juga dapat dimanfaatkan sebagai bahan evaluasi acara, untuk melihat apakah acara sudah berjalan sesuai dengan yang direncanakan atau tidak.
Cara Membuat Rundown Acara
1. Tentukan Tujuan Acara
Dalam membuat rundown, pertama-tama kamu perlu menentukan tujuan acara. Dengan begitu, maka kamu bisa menentukan format dan membuat konten yang tepat dalam membuat rangkaian acara tersebut. Sebab acara seperti seminar pastinya memiliki tujuan yang berbeda dengan pernikahan, sehingga konten yang dimuat dalam rundown pasti juga berbeda.
2. Tentukan Target Audiens
Setelah menentukan tujuan acara, kamu bisa menentukan target audiens. Identifikasi siapa saja yang akan hadir, apakah mereka merupakan masyarakat umum, kalangan profesional, dan lain-lain. Memahami audiens ini akan membantu kamu menentukan kegiatan apa yang diperlukan selama acara.
3. Buat Daftar Kegiatan
Jika kamu sudah menentukan tujuan acara dan target audiens, maka tahap membuat daftar kegiatan tidak akan terasa sulit. Buatlah daftar kegiatan yang jelas dan struktur, jangan lupa pula detail-detailnya mulai dari sesi pembukaan sampai sesi penutup.
4. Tentukan Durasi
Hal yang tidak boleh dilewatkan lainnya dalam membuat rundown acara yaitu menentukan durasi. Jangan sampai kamu membuat daftar kegiatan tanpa memperhatikan hal ini. Menumpuk kegiatan dalam waktu yang terlalu singkat akan membuat kegiatan menjadi kurang dapat dinikmati.
Sebaliknya, berlama-lama dengan satu kegiatan juga berpotensi membuat kegiatan tersebut menjadi membosankan. Jadi pastikan kamu memberikan waktu yang cukup untuk setiap segmen. Pertimbangkan konteks kegiatannya dalam menentukan durasi supaya acara berlangsung efektif.
5. Menentukan Penanggung Jawab
Agar acara berjalan lancar, kamu juga perlu menentukan penanggung jawab untuk setiap kegiatan. Pada acara yang berskala besar, bahkan terkadang diperlukan satu penanggung jawab untuk satu kegiatan. Jadi mereka masing-masing akan bertanggung jawab terhadap lancarnya kegiatan yang berlangsung.
6. Melakukan Koordinasi
Tidak hanya koordinasi antar penanggung jawab atau panitia acara, koordinasi juga perlu dilakukan terhadap peserta hingga pembicara untuk acara tertentu. Misalnya ada acara seminar yang melibatkan narasumber, maka kamu sebagai panitia perlu melakukan koordinasi terkait rundown ini.
Dengan begitu, kamu bisa memastikan mereka hadir tepat waktu dan dapat mengisi sesi yang telah ditentukan dengan waktu yang sesuai. Ini juga akan membantu apabila pembicara ternyata berhalangan hadir di hari acara.
7. Uji Coba dan Revisi
Jika diperlukan, kamu juga dapat melakukan revisi dan uji coba setelah rundown selesai dibuat. Dengan uji coba, maka kamu bisa mengetahui sejauh mana efisiensi acara yang kamu susun. Dari sini, nantinya kamu mungkin perlu merevisi beberapa untuk mendapatkan susunan acara yang lebih ideal.
8. Membuat Grafis Rundown
Apabila rundown sudah selesai direvisi, kamu bisa menjadikannya lebih rapi dengan cara membuat format grafis yang mudah dibaca. Dengan begitu, semua panitia ataupun peserta akan mudah memahami rundown yang ada.
Misalnya kamu bisa menyusunnya dalam bentuk diagram, tabel, atau lainnya yang memiliki tampilan menarik. Tapi sebaiknya yang sederhana supaya mudah dimengerti. Karena jika terlalu rumit dikhawatirkan justru membuat bingung orang yang membacanya.
Contoh Rundown Acara
Judul Acara: Seminar Nasional Kesehatan Mental
Tanggal dan Waktu: Minggu, 14 Juli 2024, pukul 07.00 – 11.00 WIB
Rundown Acara:
07.00 – 07.30: Registrasi dan penerimaan peserta
- Peserta tiba dan mendaftar seminar
- Panitia memberikan materi seminar
- Coffee break
07.30 – 07.45 WIB: Pembukaan acara
- Sambutan dari ketua panitia
- Pengenalan tema seminar
07.45 – 09.00: Sesi 1 ‘Menjaga Kesehatan Mental Mahasiswa’
- Presentasi oleh pakar kesehatan mental
- Tanya jawab singkat dari peserta
09.00 – 09.15: Ice breaking
- Ice breaking dipimpin oleh pembawa acara
09.15 – 10.30: Sesi 2 ‘Menangani Gangguan Mental Sejak Dini’
- Pemberian materi dari pakar
- Tanya jawab singkat dari peserta
10.30 – 11.00: Penutupan acara
- Ucapan penutup dari ketua panitia
- Pemberian sertifikat kepada peserta
Nah, sudah paham bukan mengenai rundown acara dan bagaimana cara membuatnya? Di atas sudah diberikan contoh rundown sederhana. Tentunya kamu bisa membuatnya lebih rinci dan mendetail supaya lebih mudah dipahami. Isi kegiatan rundown dan lain-lain nantinya bisa disesuaikan kembali dengan tema acara. Selamat mencoba!
Jadikan acara perusahaan Anda lebih berkesan dengan koleksi souvenir dan merchandise dari Studiokado! Pilih produk berkualitas yang dapat meningkatkan brand awareness dan meninggalkan kesan positif bagi setiap tamu.
Baca Juga :
Duft And Chandelle Reed Diffuser - BEAUMARIS (copy)
Create a Relaxing Atmosphere
AT HOME - White
Stay at Home Kit for your friends and loved ones
Nutify - Gourmet Almond-Chili & Lime
Snacking made easy!
