Rapat Kerja: Definisi, Manfaat dan Tips Persiapannya

Rapat kerja atau biasa disebut raker, merupakan hal yang umum dilakukan dalam organisasi atau perusahaan. Ada banyak tujuan dilakukannya raker tersebut, seperti mengumpulkan dan menciptakan data serta informasi, memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja kantor, hingga merekapitulasi data.

Jika ada masalah yang terjadi dalam organisasi, biasanya raker dapat digunakan sebagai forum diskusi untuk mencari solusi atas permasalahan yang terjadi. Lebih lanjut, pahami definisi, manfaat, dan tips persiapannya agar raker dapat berjalan dengan lancar.

Definisi Raker

Raker didefinisikan sebagai diskusi internal dengan tujuan untuk membahas pelaksanaan tugas dalam organisasi, yang mana diskusi akan diikuti oleh seluruh karyawan atau anggota organisasi. Rapat sendiri dalam KBBI diartikan sebagai pertemuan untuk membicarakan suatu hal, sidang, atau melakukan majelis.

Rapat ini menjadi wadah sebagai setiap anggota untuk membahas hal yang berkaitan dengan kepentingan organisasi. Dengan melakukan raker, para anggota dapat memastikan visi yang mereka miliki tetap sama. Sehingga nantinya pelaksanaan kerja dapat diselenggarakan dengan baik setelah rapat berakhir. Itulah kenapa rapat kerja perlu dipersiapkan sebaik mungkin.

Manfaat Raker

1. Merumuskan Rencana Bisnis

Manfaat raker ada banyak sekali, salah satunya yaitu merumuskan rencana bisnis. Karyawan perusahaan dapat melakukan rapat untuk mendiskusikan rencana bisnis di masa yang akan datang. Melalui rapat, kamu bisa membahas masalah yang sedang dialami perusahaan dan meminta masukan rencana bisnis dari para karyawan.

2. Membangun Kerja Sama

Manfaat lainnya dari dilakukannya rapat adalah membangun kerja sama dengan anggota organisasi. Karena tidak bisa dipungkiri bahwa tidak semua pekerjaan dapat dilakukan secara tim. Padahal dibutuhkan sinkronisasi dari anggota kelompok jika berharap organisasi bisa lebih maju.

Maka dari itu, rapat dapat dijadikan sebagai momen yang tepat untuk berkolaborasi dalam pekerjaan. Semua pendapat dan ide dari masing-masing anggota bisa dipertimbangkan secara kolektif selama rapat. Dari sini, rasa solidaritas pun mulai tumbuh dan terbangun sehingga mampu menciptakan suasana kerja yang lebih harmonis.

3. Memberikan Arahan pada Tim

Jika kamu pemimpin perusahaan atau pemimpin tim, mengadakan rapat akan sangat membantu dalam memberikan arahan kepada anggota tim lainnya. Jika dibandingkan harus memberi arahan satu per satu ketika tim sedang bekerja, tentu mengadakan rapat adalah cara yang paling efektif.

4. Sarana Membuat Keputusan

Meski terlihat sederhana, namun membuat sebuah keputusan bukan hal yang mudah. Apalagi keputusan yang melibatkan banyak orang, tentu perusahaan tidak bisa melakukannya secara asal. Oleh karena itu, rapat seringkali diadakan sebagai sarana membuat keputusan.

Karena semua karyawan hadir saat rapat, maka pimpinan bisa meminta pendapat dari setiap orang. Dari pendapat-pendapat itulah nantinya solusi dari masalah yang ada dapat ditemukan. Dengan begitu, solusi yang diperoleh pun tidak akan merugikan salah satu pihak.

Tips Persiapan Raker

1. Membuat Agenda Rapat

Apabila ingin mengadakan rapat kerja yang efektif dan efisien, kamu perlu membuat agenda rapat terlebih dahulu. Agenda rapat ini sebaiknya dibuat dari jauh-jauh hari dan tidak mendekati hari dilaksanakannya rapat. Dengan begitu, para peserta bisa mempersiapkan gagasan dan ide yang hendak mereka sampaikan nantinya selama rapat berlangsung.

2. Tentukan Jenis dan Tujuan Rapat

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya di awal artikel, rapat punya beragam tujuan. Seperti mengumpulkan informasi, memecahkan masalah, mengambil keputusan penting, dan lain-lain. Jadi kamu sebaiknya menentukan jenis tujuan rapat terlebih dahulu agar memperoleh efisiensi waktu.

Jenis rapat sendiri ada macam-macam, mulai dari status update meeting untuk membagikan penugasan peserta rapat, information sharing meeting untuk memberikan informasi baru yang memudahkan pekerjaan peserta, hingga team building yang sifatnya non formal dengan tujuan membangun tim.

3. Tentukan Topik yang Akan Dibahas

Setelah menentukan tujuan rapat kerja, kamu bisa menentukan topik yang akan dibahas agar dapat menuntun rapat ke tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Misalnya tujuan rapat adalah untuk memecahkan masalah tertentu. Maka pastikan materi rapat memuat masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan, lengkap dengan hal-hal mendetail yang masih berkaitan.

4. Tentukan Jumlah Peserta

Jika kamu memiliki hanya sekitar 5-10 karyawan, mungkin mengikutsertakan semua karyawan dalam rapat tidak menjadi masalah. Namun bagaimana dengan perusahaan besar yang memiliki ratusan hingga ribuan karyawan? Tentu sangat tidak mungkin apabila semua orang mengikuti rapat, ini akan membuat jalannya rapat justru tidak efisien.

Itulah kenapa kamu perlu menentukan jumlah peserta rapat terlebih dahulu. Kamu bisa memilih karyawan yang memang bisa benar-benar berkontribusi saat rapat, sehingga mereka dapat berperan dalam mencapai tujuan rapat seperti telah dijelaskan sebelumnya.

5. Menentukan Petugas Rapat

Supaya rapat berjalan dengan lebih teratur, kamu bisa menentukan petugas rapat. Mulai dari bagian notulen rapat, moderator rapat, hingga bagian konsumsi. Untuk perusahaan berskala nasional dan global, biasanya bahkan ada bagian keamanan yang akan menjaga jalannya rapat agar berlangsung kondusif.

6. Tentukan Waktu Sebaik Mungkin

Kamu juga perlu mempertimbangkan waktu dan lamanya rapat sesuai apa yang hendak dibahas. Pilih waktu rapat yang tidak mengganggu pekerjaan penting, sehingga karyawan bisa hadir tepat waktu. Rapat yang dilakukan juga sebaiknya jangan terlalu lama, misalnya 1-2 jam. Sebab semakin lama rapat berlangsung, peserta rapat mungkin akan kehilangan fokus karena bosan.

7. Berikan Kenang-Kenangan untuk Peserta Rapat

Goodie bag atau hamper kantor yang bisa dijadikan media promosi dan juga untuk kebutuhan apresiasi kepada rekan kerja atau klien sebagai peserta rapat.| Kredit: Studiokado.

Setelah diskusi yang panjang dan melelahkan, tidak ada salahnya jika memberikan peserta rapat kenang-kenangan berupa goodie bag atau merchandise yang bisa dijadikan hadiah apresiasi untuk peserta rapat. Isi goodie bag ini biasanya barang-barang yang fungsional seperti tumbler, produk elektronik, payung hingga makanan.

Baca Juga : Ide Souvenir untuk Acara Meeting Kantor

Jadi, sudah paham bukan apa yang dimaksud dengan rapat kerja? Dalam perusahaan atau organisasi, raker ini sangat penting untuk membantu pengelolaan SDM. Tidak heran jika kegiatan rapat bahkan seringkali ditunjang dengan pemberian souvenir bagi para pesertanya. Sehingga mereka akan lebih bersemangat saat menghadiri rapat yang diselenggarakan.

Jika kamu sedang mencari vendor yang menyediakan souvenir atau merchandise untuk kebutuhan goodie bag rapat, hubungi saja Studiokado yang memiliki banyak koleksi merchandise yang lengkap dan bisa di custom sesuai dengan kebutuhan. Cek beberapa contoh koleksi goodie bag yang pernah dibuat untuk beberapa perusahaan di sini.