⁠Apa Itu Inventaris Kantor, Contoh & Format Pengajuannya

Membuat inventaris kantor sangat penting dalam proses bisnis. Hal ini dilakukan agar barang-barang di kantor dapat termonitor dan tercatat dengan baik. Alat-alat tersebut dikelompokkan ke dalam sebuah daftar barang yang bernama inventaris kantor. Barang tersebut berguna untuk menunjang pengerjaan tugas di kantor, seperti printer, computer dan alat tulis.

Data Statistik Mengenai Inventaris Kantor | Kredit: Studiokado

Inventaris kantor dicatat pada buku inventaris yang meliputi nama barang, jenis, jumlah, tahun pembelian, harga serta kode item. Agar pembuatan inventaris kantor semakin mudah, anda perlu mengetahui format pencatatan dan beberapa buku yang dipakai. Berikut apa saja format pengajuannya yang bisa anda terapkan.

Apa Itu Inventaris Kantor

Inventaris kantor adalah seluruh perlengkapan, peralatan, dan aset yang digunakan untuk mendukung operasional sehari-hari di lingkungan kerja. Inventaris ini mencakup barang-barang seperti meja, kursi, komputer, printer, alat tulis, hingga perlengkapan pendukung lainnya yang membantu kelancaran aktivitas administrasi dan bisnis. Pencatatan inventaris kantor sangat penting agar perusahaan dapat memantau kondisi, jumlah, serta kebutuhan peremajaan atau penggantian barang. Dengan manajemen inventaris yang baik, efisiensi kerja dapat meningkat dan potensi kerugian akibat kehilangan atau kerusakan aset dapat diminimalisir.

Contoh Barang Inventaris Kantor

Contoh barang inventaris kantor yang banyak digunakan. | Kredit: Google

Secara umum, barang inventaris kantor dibagi menjadi dua jenis: barang tetap dan barang habis pakai. Barang tetap adalah barang yang tidak cepat habis dan digunakan dalam jangka panjang. Contoh barang tetap di kantor meliputi meja kerja, kursi ergonomis, lemari arsip, komputer, laptop, printer, mesin fotokopi, proyektor, AC, serta rak penyimpanan. Barang-barang ini biasanya memiliki nilai pembelian yang cukup besar dan tercatat dalam sistem inventarisasi agar bisa dimonitor kondisinya secara berkala.

Sementara itu, barang habis pakai adalah perlengkapan yang digunakan secara rutin dan harus diganti atau dibeli ulang secara berkala. Contoh barang habis pakai di kantor antara lain kertas, tinta printer, pulpen, pensil, map, amplop, sticky notes, serta produk kebersihan seperti tisu dan sabun tangan. Walaupun berukuran kecil dan tampak sepele, pengelolaan barang habis pakai sangat penting agar tidak terjadi kekurangan yang bisa mengganggu produktivitas karyawan.

Format Pengajuan Inventaris Kantor

Contoh surat pengajuan barang inventaris kantor yang simple. | Kredit: Academia.edu

1. Cantumkan Kepala Surat

Hal pertama yang perlu dilakukan yakni mencantumkan kepala surat di bagian atas dengan format rata tengah. Kepala surat ini dipakai oleh lembaga resmi. Jika bukan, ganti dengan judul surat. Pastikan bahwa judul surat berada di tengah halaman atau anda bisa mengaturnya menjadi rata tengah.

2. Tulis Waktu Pembuatan

Kemudian, anda perlu menuliskan waktu pembuatan surat. Cantumkan pada bagian atas setelah kop surat atau bisa juga pada bagian bawah setelah penutup. Tidak hanya itu, anda juga perlu mencantumkan waktu atau batas akhir merespon surat tersebut. Dengan begitu, surat anda segera dibalas oleh pihak terkait.

3. Sertakan Nomor Surat

Perlu juga menyertakan nomor surat dengan meletakkannya di bagian kiri bawah kop surat. Anda bisa menuliskannya di atas lampiran jika ada. Akan tetapi, jika tidak memiliki berkas tambahan, anda tidak perlu mencantumkan lampiran di bawah nomor surat. Anda bisa menyesuaikan nomor surat dengan pembukuan kantor.

4. Tulis Salam Pembuka

Di bagian awal surat, tulislah salam pembuka sebelum isi surat serta salam penutup sebelum tanda tangan dan nama pengirim dengan menyertakan, “Dengan hormat,”. Baru anda bisa menambahkan identitas pengirim serta penerima surat. Pada umumnya, bagian ini dituliskan pada bagian atas sebelum salam pembuka.

5. Buat Isi Surat dan Tanda Tangan

Pastikan isi surat singkat dan jelas dengan 1-2 paragraf yang menjelaskan tujuan serta alasan pembuatan surat. Anda harus bisa memberikan penjelasan yang rinci tanpa berbelit-belit. Misalnya, “Untuk mendukung operasional kantor yang meningkat akibat penambahan staf, kami mengajukan daftar pengadaan barang sebagai berikut:”.

Kemudian, tuliskan daftar barang yang mencakup nama, jenis, dan jumlah. Misalnya, barang seperti meja, kursi, laptop, PC, dan keyboard. Di bagian bawah table, buat paragraf baru yang berisikan tenggat waktu. Lalu diikuti dengan paragraf yang berisikan penutup dengan ucapan terima kasih.

Contohnya, “Kami harap barang tersebut sudah kami terima paling lambat pada tanggal 2 Agustus 2025 dikarenakan karyawan baru wajib masuk kerja mulai tanggal 1 Agustus 2025 sesuai instruksi atasan”. Anda juga bisa mengubah atau menambahkannya sesuai kebutuhan.

6. Tanda Tangan

Penutup bisa diisi dengan “Demikian surat pengajuan pengadaan inventaris kantor yang kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih”. Baru anda bisa menambahkan tanda tangan di bawahnya diikuti dengan nama pengirim. Bagian ini berada di bagian bawah sebelah kanan sebagai bukti validasi surat.

Itulah bagaimana cara membuat surat pengajuan pengadaan barang inventaris kantor yang bisa anda ikuti formatnya. Anda bisa mengubah atau menambahkannya sesuai kebutuhan dan kondisi kebutuhan inventaris. Dengan begitu, maksud dan tujuan surat tersampaikan dengan baik. Permintaan anda pun juga terpenuhi sebelum tenggat waktu dengan lancar.

Baca Juga : 

• Ini Pengertian Kantor dan Fungsinya

• Alat Tulis Kantor Apa Saja? Ini Daftar ATK yang Wajib Ada