⁠Ini Pengertian Kantor dan Fungsinya

Istilah Kantor ternyata berasal dari bahasa Belanda “kantoor” dan bahasa Perancis “Comptoir” yang merupakan tempat untuk menjalankan perusahaan secara rutin. Kantor bisa berupa ruangan kecil atau bangunan bertingkat yang terbagi menjadi kantor cabang serta kantor pusat.

Kantor adalah pusat kegiatan administratif dimana data serta informasi diolah. Kantor juga dapat mewakili suatu identitas atau suatu organisasi yang berperan penting dalam struktur. Kantor sendiri mempunyai beberapa fungsi yang cukup penting pada struktur organisasi seperti berikut.

Macam Fungsi Kantor yang Wajib Diketahui

1. Menerima Informasi

Kantor menerima segala informasi yang datang dari internal maupun eksternal perusahaan bisa berupa laporan dari karyawan, pelanggan maupun masyarakat umum. Informasi yang diterima dari perusahaan biasanya meliputi keuangan perusahaan, kondisi pegawai dan kegiatan bisnis lainnya.

Informasi eksternal biasanya terdiri dari keluhan pelanggan, kondisi pasar, dan lainnya. Agar dapat menampung informasi sebanyak-banyaknya, perusahaan biasanya menawarkan sarana yang mudah diakses, seperti sosial media, web site, alamat email, koran, televisi kantor dan majalah.

2. Menyimpan Informasi

Seperti yang diketahui bahwa kantor menerima banyak informasi yang masuk sehingga sangat penting untuk merekam serta menyimpan semua informasi tersebut. Dengan begitu, informasi menjadi data yang dapat diproses oleh perusahaan. Hal ini bertujuan untuk menyimpan informasi dengan detail secepatnya jika pihak internal perusahaan meminta informasi tersebut.

Beberapa data yang diperoleh dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dan hukum dalam melakukan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, serta pengendalian perusahaan. Data yang tersimpan dapat berupa data rincian negosiasi, daftar pesanan, laporan keuangan, serta korespondensi.

Ada banyak media yang dapat dipakai untuk menyimpan informasi baik berupa fisik maupun digital. Data fisik berupa buku, rak, almari, locker, stopmap, boxfile, brankas dan sejenisnya. Sementara itu, media digital yang dapat dijadikan bahan pertimbangan yakni DVD, tape, flash disk, hard disk, dan lainnya.

3. Menganalisis Informasi

Tidak hanya diterima dan disimpan, kantor juga mengumpulkan informasi yang kemudian dianalisis secara detail untuk memenuhi kebutuhan informasi yang hendak dipakai di masa mendatang. Hal ini membantu perusahaan dalam mengambil keputusan dan menentukan tindakan yang tepat untuk melancarkan strategi bisnis.

4. Mendistribusi Informasi

Informasi yang telah dianalisis tersebut kemudian didistribusi kepada orang atau departemen terkait untuk mempermudah mengambil keputusan yang tepat serta kegiatan operasional lainnya. Data yang dilampirkan harus akurat karena akan dipertanggungjawabkan.

Maka dari itu, menyimpan, mengatur, serta mengelola semua informasi harus tertata dengan rapi agar mudah diidentifikasi. Kantor biasanya menyediakan bagian resepsionis yang bertugas untuk menerima visitor. Bagian ini juga memberi informasi yang dibutuhkan, menerima panggilan atau surat masuk.

5. Melindungi Informasi

Selain di distribusi, informasi tersebut juga harus dilindungi dengan baik dengan mulai melakukan pemisahan jenis informasi terlebih dahulu. Dengan begitu, rahasia perusahaan terjaga dengan baik dan bebas dari tangan para competitor yang memiliki niat tidak baik bagi perusahaan. Bisa dibilang bahwa fungsi kantor bisa sebagai sarana melindungi aset perusahaan.

Beberapa informasi ada yang tidak bisa diakses oleh public, seperti jumlah utang yang belum terbayar dan jumlah uang tunai yang tersimpan. Dalam hal ini, ruangan biasanya tidak terlalu jauh dengan pintu gerbang utama perusahaan agar pengunjung tidak langsung menuju tempat produksi tetapi mengajukan izin dari kantor terlebih dahulu.

Demikian penjelasan mengenai apa saja fungsi kantor yang harus diketahui untuk membangun usaha. Bisa dibilang bahwa keberadaan kantor berperan penting dalam melancarkan kegiatan usaha untuk menerima, merekam, mengolah, menyimpan, mendistribusikan hingga melindungi informasi.

Pilih Souvenir Kantor Terbaik dari Studiokado

Contoh souvenir kantor untuk suatu event perusahaan. | Kredit: Studiokado

Untuk meningkatkan kesan profesional dan mempererat hubungan dengan klien atau rekan kerja, gunakan souvenir kantor berkualitas dari Studiokado untuk berbagai event kantor dan perusahaan Anda. Dengan pilihan produk yang beragam dan desain yang elegan, souvenir dari Studiokado tidak hanya akan memberikan kesan positif, tetapi juga menunjukkan perhatian Anda terhadap detail. Dapatkan souvenir yang sesuai dengan kebutuhan dan tema acara perusahaan Anda, dan pastikan setiap momen menjadi lebih berkesan dengan kualitas terbaik yang ditawarkan Studiokado.

Baca Juga : 

• Daftar Alat Tulis Kantor yang Harus Kamu Tahu

• Apa Itu Onboarding, Manfaat dan Cara Penerapannya

• ⁠Ini Pengertian Kantor dan Fungsinya