⁠Contoh Proposal Event yang Benar dan Strukturnya

Proposal merupakan rencana kegiatan yang ditulis berupa rancangan kerja yang hendak dilaksanakan. Pada umumnya, proposal berisikan nama, tujuan, teknis acara, serta anggaran yang dibutuhkan. Panitia harus menuliskannya secara rinci agar pihak yang berkepentingan memahaminya dengan baik dan memberi izin dengan menyumbangkan dana.

 

Menulis proposal pun tidak dilakukan dengan sembarangan karena harus sesuai struktur dan sistematika yang baik dan benar. Struktur proposal sendiri tergantung jenis kegiatan yang hendak diselenggarakan. Agar tidak keliru, berikut contoh proposal event atau kegiatan yang benar dan strukturnya.

 

Contoh Proposal Event dengan Strukturnya

 

1. Contoh Proposal Event Sekolah: Pentas Seni dan Budaya

Menyelenggarakan sebuah acara pentas seni dan budaya di sekolah tidak hanya bisa menjadi momen yang menyenangkan, tetapi juga memberikan kesempatan untuk mengembangkan kreativitas siswa. Untuk merencanakan dan menjalankan acara ini dengan lancar, penting bagi panitia untuk membuat proposal yang terstruktur. Berikut adalah contoh format proposal untuk acara pentas seni dan budaya yang bisa Anda gunakan sebagai referensi.

 

A. Latar Belakang

Bagian ini menjelaskan alasan mengapa acara tersebut perlu diadakan, serta manfaat dan kegunaannya. Anda bisa menyusun latar belakang yang menggambarkan pentingnya acara ini untuk mengembangkan potensi seni siswa, mempromosikan budaya, dan menciptakan kebersamaan antar kelas.

 

Contoh:

Latar belakang acara ini dilatarbelakangi oleh keinginan untuk memberikan wadah bagi siswa dalam mengekspresikan kreativitas seni mereka. Pentas seni dan budaya ini bertujuan untuk memperkenalkan berbagai macam seni kepada siswa, memperkuat rasa kebersamaan antar kelas, serta melestarikan budaya yang ada. Acara ini diharapkan dapat menjadi ajang bagi siswa untuk mengasah keterampilan seni yang mereka miliki, baik itu dalam bidang tari, musik, maupun teater.

 

B. Tema Acara

Bagian ini mencantumkan tema utama dari acara yang akan diselenggarakan. Tema harus relevan dengan tujuan acara dan menarik bagi audiens yang akan hadir.

 

Contoh:

Tema yang diangkat dalam acara pentas seni dan budaya ini adalah “Kreativitas dalam Meraih Masa Depan”. Tema ini dipilih untuk menggambarkan bagaimana seni bisa menjadi sarana untuk meraih tujuan hidup dan masa depan yang lebih baik melalui pengembangan diri.

 

C. Macam-Macam Kegiatan

Di bagian ini, jelaskan berbagai macam kegiatan yang akan dilakukan selama acara berlangsung. Untuk pentas seni dan budaya, Anda bisa menyusun daftar jenis pertunjukan yang akan ditampilkan oleh para siswa.

 

Contoh:

Acara pentas seni dan budaya ini akan terdiri dari berbagai macam kegiatan, antara lain:

• Seni Islami: Pembacaan puisi Islami dan pertunjukan musik religi.

• Stand-up Comedy: Penampilan komedi yang dibawakan oleh siswa.

• Drama: Pementasan drama pendek yang menggambarkan kisah-kisah inspiratif.

• Pertunjukan Tari: Tari tradisional dan modern dari berbagai daerah.

• Puisi: Pembacaan puisi dengan tema kreatif dan beragam.

• Teater: Pementasan teater mini yang mengangkat isu sosial.
   

D. Peserta

Bagian ini menjelaskan siapa saja yang akan berpartisipasi dalam acara tersebut, baik itu perwakilan dari setiap kelas atau seluruh siswa.

 

Contoh:

Peserta dalam acara pentas seni dan budaya ini adalah seluruh siswa dari kelas 7 hingga kelas 12, dengan masing-masing kelas mengirimkan perwakilan untuk setiap kegiatan yang ada. Setiap kegiatan seni akan melibatkan minimal 5 siswa dari setiap kelas yang berpartisipasi.

 

E. Waktu dan Tempat

Bagian ini mencakup rincian tentang waktu dan lokasi acara. Anda perlu menentukan kapan acara tersebut dilaksanakan dan di mana lokasi yang tepat untuk menampung semua peserta dan penonton.

 

Contoh:

• Waktu: Acara akan diselenggarakan pada hari Sabtu, 25 November 2025, mulai pukul 08.00 WIB hingga selesai.

• Tempat: Aula Sekolah Menengah Atas (SMA) Negeri 1 Jakarta, Jl. Kebon Jeruk No. 10.
   

F. Susunan Panitia

Sertakan susunan panitia yang bertanggung jawab atas kelancaran acara. Susunan ini biasanya meliputi koordinator acara, pengurus setiap kegiatan, serta bagian yang mengurus logistik, konsumsi, dan dokumentasi.

 

Contoh:

Ketua Panitia: Ahmad Farhan (Kelas 12 IPA)
Sekretaris: Dian Sari (Kelas 11 IPS)
Bendahara: Budi Santoso (Kelas 12 IPS)
Koordinator Kegiatan Seni: Siti Aisyah (Kelas 11 IPA)
Koordinator Logistik: Rina Susanti (Kelas 10 IPA)
Koordinator Dokumentasi: Reza Fauzi (Kelas 12 IPA)

 

G. Anggaran Dana

Bagian ini merinci semua biaya yang dibutuhkan untuk menyelenggarakan acara. Pengajuan dana biasanya mencakup kebutuhan konsumsi, perlengkapan seni, sewa tempat, dan lain-lain.

 

Contoh:

Anggaran Dana Acara Pentas Seni dan Budaya:

• Sewa Aula: Rp 5.000.000

• Perlengkapan Seni (alat musik, kostum, properti): Rp 3.000.000

• Konsumsi (makanan dan minuman untuk peserta dan penonton): Rp 2.500.000

• Dokumentasi (kamera dan honor fotografer): Rp 1.500.000

• Honor Panitia dan Pembawa Acara: Rp 1.000.000
  Total Anggaran: Rp 13.000.000

 

3. Contoh Proposal Event Perusahaan 

Contoh ilustrasi seorang event organizer yang sedang mengatur acara. | Kredit: Shutterstock

Mengadakan event perusahaan seperti gathering karyawan atau launching produk baru membutuhkan perencanaan matang agar tujuan dan hasil yang diharapkan tercapai. Salah satu langkah penting dalam proses ini adalah penyusunan proposal acara yang rapi dan profesional. Berikut ini adalah struktur lengkap beserta contoh isi proposal event perusahaan yang bisa digunakan sebagai referensi.

 

A. Latar Belakang

Bagian awal proposal ini menjelaskan pentingnya acara, manfaat yang akan diperoleh, serta alasan pelaksanaannya.

Contoh:

Dalam rangka mempererat hubungan antar karyawan serta memperkenalkan inovasi terbaru perusahaan kepada mitra dan konsumen, kami berencana mengadakan Company Gathering & Product Launch 2025. Kegiatan ini diharapkan dapat meningkatkan motivasi tim, memperkuat budaya kerja, serta menjadi media komunikasi efektif antara perusahaan dengan stakeholder eksternal.

 

B. Tema Acara

Tema acara harus mencerminkan semangat dan tujuan kegiatan.

Contoh:

Tema acara ini adalah:
"Kolaborasi untuk Inovasi Masa Depan"
Tema ini dipilih untuk menggambarkan sinergi antar karyawan dalam mendorong pertumbuhan dan keberlanjutan perusahaan melalui inovasi bersama.

 

C. Rangkaian Kegiatan

Daftar aktivitas yang akan dilakukan selama acara, mulai dari pembukaan hingga penutupan.

Contoh:

• Pembukaan dan sambutan dari jajaran direksi

• Peluncuran produk baru

• Seminar singkat: “Tren Inovasi di Industri Digital”

• Workshop interaktif antar tim

• Pertunjukan hiburan (stand up comedy & live music)

• Sesi networking & makan malam bersama

• Pembagian doorprize
   

D. Peserta

Mencantumkan siapa saja yang akan hadir dan terlibat dalam kegiatan.

Contoh:

Acara ini akan dihadiri oleh seluruh karyawan PT Maju Bersama (±200 orang), mitra bisnis, klien potensial, dan media partner. Undangan juga akan diberikan kepada beberapa investor dan tamu kehormatan.

 

E. Waktu dan Tempat

Detail lokasi dan jadwal kegiatan.

Contoh:

• Hari/Tanggal: Jumat, 5 Desember 2025

• Waktu: 15.00–21.00 WIB

• Tempat: Ballroom Hotel Grand Jakarta, Jl. Sudirman No. 123, Jakarta
   

F. Susunan Panitia

Menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas setiap bagian kegiatan.

Contoh:

• Ketua Pelaksana: Rudi Hartanto (Head of HR)

• Koordinator Acara: Nisa Fauziah (Marketing Manager)

• Koordinator Konsumsi: Lina Puspita (GA Staff)

• Koordinator Dokumentasi: Yogi Saputra (Creative Team)

• Tim Logistik: Tim Internal HR & GA

• MC & Moderator: Disediakan oleh EO Partner
   

G. Rincian Anggaran Dana

Estimasi biaya keseluruhan untuk menyelenggarakan acara.

Contoh:

• Sewa venue dan fasilitas: Rp 25.000.000

• Konsumsi peserta dan tamu undangan: Rp 15.000.000

• Honor MC, moderator & hiburan: Rp 10.000.000

• Dokumentasi (foto & video): Rp 5.000.000

• Merchandise dan doorprize: Rp 7.500.000

• Biaya promosi dan publikasi: Rp 3.500.000
  Total Anggaran: Rp 66.000.000

 

Demikian penjelasan mengenai apa saja contoh proposal event yang bisa anda tiru untuk diajukan. Setiap jenis kegiatan memiliki struktur proposal yang berbeda-beda sesuai konteks. Anda bisa mengisinya sesuai rancangan kerja kegiatan agar panitia segera mengkonfirmasi, menerima dan memberikan anggaran atau bantuan sesuai yang dibutuhkan.

 

Yuk, lengkapi momen spesialmu dengan souvenir terbaik dari Studiokado! Cocok untuk segala jenis event, mulai dari acara sekolah, seminar, hingga kegiatan perusahaan, Studiokado menghadirkan berbagai pilihan souvenir yang eksklusif, fungsional, dan pastinya berkesan. Kami juga menyediakan koleksi souvenir kantor dan perusahaan berkualitas tinggi yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan brand-mu.

 

Baca Juga : 

• Apa Itu Rundown Acara

• Standar Ukuran Name Tag Panitia

• Apa Itu Event, Tujuan, Manfaat dan Jenisnya