Dalam acara-acara besar, tentu Kamu akan menemukan salah satu divisi event organizer. Keberadaan divisi ini sangat dibutuhkan untuk bisa mengatur dan mengelola acara secara lebih terarah dan memberikan kesan profesional. Kamu perlu mengetahui definisi dan tugas event organizer yang dianggap begitu penting untuk menyukseskan kegiatan atau acara.
Jenis acara besar yang biasanya menggunakan jasa event organizer diantaranya seperti pameran, konferensi, festival seni atau konser musik. Penggunaan EO ini dilakukan untuk bisa mendapatkan nilai tambahan dalam pengorganisasian, perencanaan dan juga pelaksanaan acara, berikut adalah penjelasan lengkap tentang pengertian dan tugas dari event organizer!
Definisi Event Organizer
Event Organizer diartikan sebagai suatu perusahaan atau individu yang memiliki tanggung jawab untuk merencanakan, mengatur dan juga mengelola jalannya acara. Jenis acara yang dihandle oleh event organizer ini cukup beragam seperti diantaranya festival seni, konser dan jenis acara besar lainnya. Penggunaan jasa ini dianggap penting untuk menciptakan runtutan acara yang terorganisir dengan baik.
Keberadaan dari EO ini secara sederhana dibutuhkan untuk bisa mengkoordinasikan seluruh aspek acara secara lebih terarah mulai dari perencanaan, pengorganisasian hingga tahap pelaksanaan. EO tidak bisa bekerja sendiri dan biasanya kaan melakukan kerjasama dengan pihak yang mengadakan acara untuk lebih memastikan tentang kebutuhan dan juga harapan agar terpenuhi.
Tugas Event Organizer
1. Penyusunan Rencana Kegiatan
Setelah mengetahui definisi event organizer, selanjutnya Kamu juga perlu perlu mempelajari berbagai tugas pentingnya. Tugas pertama yang dilakukan oleh seorang EO adalah melakukan penyusunan rencana kegiatan. Para penyedia jasa akan memberikan bantuan pada klien untuk mulai merumuskan acara seperti penentuan tema, jadwa dan juga agenda acara.
Segala sesuai yang dibutuhkan dalam acara akan dibicarakan pada tahap awal ini. Dalam tahap ini, akan dibuat rancangan dengan baik sesuai dengan tujuan diadakannya event melalui susunan rancangan ini, klien akan mendapatkan gambaran tentang jumlah anggaran yang perlu dipersiapkan dan mulai mengidentifikasi vendor yang diperlukan untuk mensukseskan acara.
2. Pengorganisasian
Setelah berhasil menyusun perencanaan secara terperinci, EO akan masuk dalam tahap pengorganisasian. Pada tahap ini, penyedia jasa aka mula mengatur tentang berbagai hal yang berkaitan dengan acara. Beberapa yang diatur dalam tahap ini adalah berkaitan dengan pemilihan lokasi strategis, mengkoordinasikan kebutuhan logistik seperti transportasi, catering, dan akomodasi.
Selain itu hal penting yang tidak boleh terlewatkan dalam tahap pengorganisasian ini adalah menyediakan peralatan dan juga dekorasi yang sesuai dengan tema acara. EO ini juga yang nantinya kaan mengatur berbagai jenis perizinan yang diperlukan agar acara bisa berjalan dengan aman.
3. Manajemen Anggaran
Tugas terakhir dari event organizer ini adalah melakukan manajemen anggaran. Aspek ini cukup penting dilakukan agar klien lebih terbantu untuk mengelola dan mengatur julah pengeluaran. Perencanaan anggaran ini bisa disesuaikan dengan budget yang ditetapkan oleh klien. EO harus bisa lebih fleksibel dan menyesuaikan keperluan tujuan dari penyelenggaraan acara.
Untuk bisa menyelenggarakan acara yang memuaskan dengan budget terbatas maka EO akan membantu klien melakukan negosiasi dengan vendor dan pihak ketiga supaya mendapatkan harga terbaik. Setiap anggaran yang diperlukan dalam penyelenggaraan acara akan terdokumentasi dengan baik sehingga lebih transparan dan jelas. Itulah definisi dan tugas event organizer!
Mengetahui pengertian dan juga tugas dari event organizer adalah suatu hal yang penting. Pastikan Kamu menentukan pilihan EO dengan hati-hati agar bisa menyelenggarakan acara dengan baik. Pilihlah jasa EO yang menyediakan layanan konsultasi untuk berdiskusi tentang jumlah anggaran yang perlu dipersiapkan. Berbagai persiapan diperlukan untuk menganalisis pengeluaran.
Buat setiap acara terasa lebih spesial dengan souvenir dan merchandise yang berkesan! Studiokado siap bantu kamu menghadirkan pilihan souvenir berkualitas untuk event kantor, gathering, atau launching produk. Praktis, custom, dan dijamin memorable — langsung cek koleksi lengkapnya dan hubungi Whatsapp Studiokado sekarang!
Baca Juga :
Sweets and Roses
A gift-box that smells and tastes just as pleasant as it looks
Something Blue
A little appreciation goes a long way... :)
Blush
Get someone to blush with this well-curated box that will elevate their special ...
