Contoh Susunan Acara Rapat Lengkap untuk Perusahaan

Dalam setiap perusahaan dan organisasi tentunya memiliki jadwal rapat rutin yang dilakukan dengan tujuan untuk melihat perkembangan bisnis. Kegiatan rapat ini diikuti oleh seluruh anggota organisasi atau karyawan perusahaan. Dalam proses rapat tentu ada susunan acara yang jelas. Ada banyak contoh susunan acara rapat untuk perusahaan dan organisasi yang bisa diikuti.

Susunan acara yang jelas tentu akan membuat kegiatan menjadi lebih terarah dan terlaksana secara profesional. Setiap kegiatan rapat sebenarnya harus diadakan secara rutin, terencana dan terorganisir dengan baik. Keputusan hasil rapat tentu akan memberikan manfaat untuk kemajuan perusahaan atau organisasi yang dijalani.

Susunan Acara Rapat Organisasi dan Perusahaan

1. Pembukaan

Dalam susunan rapat organisasi dan juga perusahaan, tentu akan diawali dengan acara pembuka. Pembawa acara atau moderator akan memperkenalkan diri terlebih dahulu. Setelah itu, dilanjutkan dengan pembacaan runtutan acara rapat yang akan dilaksanakan. Untuk memulai kegiatan rapat selanjutnya, moderator akan menunjuk seseorang untuk membacakan do’a.

Pembacaan doa tersebut dilakukan dengan tujuan untuk kelancaran dan juga kesuksesan rapat yang terlaksana. Perlu diketahui bahwa rapat organisasi atau perusahaan ini dibagi menjadi 3 jenis yaitu rapat formal, informal dan juga semi formal. Berikut adalah teks pembukaan dalam contoh susunan acara rapat untuk perusahaan dan organisasi :

Assalamualaikum wr.wb

Perkenalkan saya (Nama) selaku moderator dalam kegiatan rapat organisasi atau perusahaan kali ini.

Sebelum memasuki runtutan acara yang berikutnya, mari kita berdoa bersama-sama untuk kelancaran rapat organisasi atau perusahaan hari ini.

Pembacaan doa akan dipimpin oleh (anggota terpilih)

2. Sambutan-Sambutan

Setelah pembukaan, acara selanjutnya yaitu sambutan-sambutan. Sambutan ini akan disampaikan oleh orang-orang penting dalam suatu perusahaan atau organisasi. Bagian ini biasanya akan memakan waktu yang cukup lama. Beberapa kandidat yang perlu menyampaikan sambutan diantaranya seperti ketua pelaksana, direktur, pimpinan dan jajarannya.

Perlu diperhatikan juga dalam penyampaian sambutan-sambutan ini perlu dilakukan dari seseorang dengan jabatan yang paling tinggi ke yang paling rendah. Jangan sampai keliru dalam menentukan susunan sambutan yang benar dalam suatu rapat. Hal ini akan memberikan pandangan yang buruk bagi pelaksanaan rapat jika sampai terjadi kekeliruan. 

3. Inti Pembahasan

Contoh situasi rapat dalam suatu organisasi atau perusahaan untuk membahas suatu masalah. | Kredit: Google

Setelah sambutan dari pimpinan dan jajarannya selesai, selanjutnya masuk pada inti pembahasan rapat. tahap ini biasanya berkaitan dengan pembahasan program kerja, rencana, diskusi bersama atau memberikan saran serta masukan dalam suatu program. Selain itu, rapat juga dilakukan untuk pengambilan keputusan secara mufakat.

4. Penutup

Setelah pelaksanaan rapat berakhir dan menemukan mufakat, maka acara akan masuk dalam sesi penutup. Disini, anggota yang bertugas sebagai notulen akan membacakan kesimpulan hasil rapat yang dilakukan. Selain notulen rapat, kesimpulan ini juga bisa disampaikan oleh moderator. Apabila kesimpunan sudah dibacakan maka acara bisa ditutup dengan do’a dan rapat dibubarkan.

Rundown Rapat Organisasi atau Perusahaan

1. Rapat Evaluasi Kerja

Susunan acara dalam kegiatan rapat tentu berbeda-beda dan perlu disesuaikan dengan pembahasannya. Dalam rapat evaluasi kerja, biasanya rundownnya seperti ini : 

• Rapat akan dituntun oleh Moderator yang bertugas dan melakukan pembukaan

• Moderator kemudian akan menunjuk seseorang untuk memimpin pembacaan do’a demi kelancaran acara rapat

• Acara selanjutnya akan mendengarkan sambutan dari pimpinan.

• Setelah itu sambutan akan dilanjutkan oleh kepala bagian kepegawaian, kepala bagian keuangan, dan juga kepala bagian marketing. 

• Setelah itu, masuk kepada inti acara yaitu evaluasi kinerja perusahaan. Dalam proses evaluasi ini tentu akan memakan waktu yang cukup panjang karena menjabarkan segala pencapaian dan rencana tindak lanjutannya sehingga diperoleh mufakat bersama.

• Moderator menutup acara rapat dengan memberikan kesimpulan dari inti rapat 

• Acara rapat ditutup dengan doa

2. Rapat Kerja

Untuk rundown rapat kerja atau meeting, sebetulnya tidak jauh berbeda dengan rapat evaluasi kerja dengan susunan rundown seperti ini : 

• Tahap pembukaan yang dilakukan oleh moderator. Untuk memulai acara, moderator akan memperkenalkan diri dan kemudian memberikan penghormatan kepada para pimpinan beserta jajarannya. Pemberian penghormatan tersebut diberikan kepada tokoh yang memiliki jabatan tertinggi hingga terendah.

• Sebelum memasuki kegiatan inti, moderator akan mengajak seluruh anggota rapat untuk berdo’a bersama sebelum memasuki acara inti. 

• Setelah itu, moderator mulai membacakan rundown acara. 

• Sambutan ketua akan menjelaskan tentang tujuan dan juga inti pembahasan rapat.

• Setelah pembahasan rapat selesai maka akan memasuki tahap penutupan rapat.

3. Rapat Penyusunan Strategi Marketing

Untuk rapat yang satu ini dibagi menjadi 2 sesi yaitu sesi pembukaan dan juga inti pembahasan. 

• Dalam sesi pembukaan akan disampaikan oleh moderator dan kemudian sambutan dari ketua divisi marketing. Tahap ini tentu tidak akan memakan waktu yang lama. Waktu akan banyak dihabiskan pada sesi pembahasan atau inti rapat marketing.

• Dalam inti pembahasan akan dimulai dengan tahap penjelasan mengenai produk yang nantinya akan dipasarkan melalui berbagai jenis media. 

• Setelah itu, dilanjutkan dengan pemaparan terkait strategi marketing melalui media seperti slide presentasi ataupun video yang menarik.

• Pembahasan akan terus berlanjut pada tahap penentuan target marketing mulai dari penentuan gender, usia, sampai dengan kebutuhan. Kelebihan dan kekurangan dari strategi marketing yang dijadikan pilihan juga perlu dijelaskan secara terperinci.

• Dalam pembahasan contoh susunan acara rapat untuk perusahaan dan organisasi ini juga perlu untuk pertimbangan potongan harga, diskon dan sebagainya juga perlu dipertimbangkan kembali.

• Rapat ditutup dengan memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk bertanya ataupun memberikan pendapat serta masukan untuk strategi marketing yang lebih baik

• Pemaparan kembali point-point kesimpulan dari rapat oleh moderator dan pembacaan doa penutup.

Setiap contoh rapat organisasi dan perusahaan yang disebutkan diatas sebenarnya memiliki beberapa persamaan dari segi runtutan acaranya. Perbedaan yang bisa ditemukan biasanya terletak pada durasi pelaksanaan rapat, waktu pelaksanaan, dan juga pembahasannya. Kamu bisa mengikuti contoh-contoh diatas untuk menjalankan rapat yang lebih terorganisir.

Setelah menjalani rapat yang panjang dan melelahkan, tidak ada salahnya untuk memberikan apresiasi kepada peserta rapat berupa souvenir ataupun merchandise, apalagi jika peserta rapatnya melibatkan pihak ketiga sehingga dapat memberikan kesan yang lebih eksklusif dan profesional. Beli semua kebutuhan souvenir kantor anda hanya di Studiokado, ya!

Baca Juga : 

• Rapat Kerja: Definisi, Manfaat dan Tips Persiapannya

• Doa Penutup Acara Resmi untuk Syukuran atau Rapat Organisasi

• Ide Souvenir untuk Acara Meeting Kantor